Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden (de «Voorwaarden») bepalen hoe wij het platform en de diensten van Rectoria («wij», «ons» of «onze») aanbieden en hoe u ze mag gebruiken. Rectoria is ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 1041.668.746, met BTW-nummer BE 1041.668.746 en zetel te Henri Dunantstraat 151, 3620 Lanaken, België. U bereikt ons op team@rectoria.ai.

Registreert u zich voor het platform, ondertekent u een Orderformulier of gebruikt u de Diensten op welke manier dan ook? Dan aanvaardt het advocatenkantoor of de juridische entiteit die de Diensten afneemt (de «Abonnee») deze Voorwaarden, samen met de Verwerkersovereenkomst en het Orderformulier. Deze drie documenten vormen samen de «Overeenkomst» tussen ons.

Aanvaardt u deze Voorwaarden namens een advocatenkantoor of een andere juridische entiteit? Dan bevestigt u dat u daartoe bevoegd bent en dat u die entiteit aan de Overeenkomst kunt binden.

Deze begrippen komen in de hele tekst terug, soms in het enkelvoud en soms in het meervoud. Ze betekenen altijd hetzelfde:

• a)Diensten of Platform: het Rectoria-platform met alles wat erbij hoort: de cloudtoepassing, het dossierbeheer, het opstellen van documenten (drafting), het juridisch onderzoek, de documentanalyse, de tijdregistratie, de facturatie en alle bijbehorende functies, integraties en documentatie.
• b)Abonnee: het advocatenkantoor of de juridische entiteit die de Diensten afneemt onder de Overeenkomst.
• c)Eindgebruiker: elke natuurlijke persoon (een mens, geen vennootschap) die van de Abonnee een licentie krijgt en daarmee toegang heeft tot de Diensten, zoals advocaten, stagiairs, paralegals of administratief personeel.
• d)Inhoud: alle gegevens, documenten, dossiers, queries (vragen en zoekopdrachten) en andere informatie die de Abonnee of zijn Eindgebruikers in de Diensten invoeren, opslaan of verwerken, samen met de Output.
• e)Output: het resultaat dat de Diensten genereren op basis van de Inhoud, zoals teksten, analyses en antwoorden.
• f)Orderformulier: het document of de elektronische bestelling waarin de gekozen abonnementsformule, de tarieven, de betaalperiode, het verbruiksvolume en het aantal Eindgebruikers staan.
• g)Verwerkersovereenkomst of DPA: de aparte overeenkomst tussen Rectoria en de Abonnee over de verwerking van persoonsgegevens. Ze maakt deel uit van de Overeenkomst en staat op /verwerkersovereenkomst.
• h)Vertrouwelijke Informatie: wat daaronder valt, leest u in artikel 10.5.
• i)AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016. Dit is de Europese privacywet, beter bekend als de GDPR. Ze beschermt mensen bij de verwerking van hun persoonsgegevens.

Zolang de Abonnee de Overeenkomst naleeft, biedt Rectoria hem de Diensten aan. De Diensten zijn uitsluitend bedoeld voor intern, professioneel gebruik in de uitoefening van de advocatuur of een vergelijkbare juridische praktijk.

De Diensten zijn in de eerste plaats gebouwd voor het Belgische recht. Ze steunen op de Belgische wet- en regelgeving en op de deontologische normen (de beroepsregels voor advocaten) die hier gelden. Gebruikt u de Diensten voor andere rechtsgebieden, dan is dat uw eigen risico. U blijft zelf verantwoordelijk voor het naleven van alle deontologische, beroeps- en wettelijke normen die op u van toepassing zijn.

Rectoria mag bepaalde functies aanbieden in beta- of previewversie. Die duiden wij duidelijk zo aan, en wij leveren ze «as is»: zoals ze zijn, zonder verdere beloftes. U kiest zelf of u ze gebruikt. De garanties uit artikel 14 gelden niet voor de beschikbaarheid en de werking van beta-functies.

De Abonnee werkt binnen het Platform in een eigen, afgescheiden omgeving met een eigen gebruikersbeheer. De Abonnee duidt een of meer administratoren aan. Zij beheren de toegangsrechten en licenties van de Eindgebruikers en beheren het account namens de Abonnee.

Elke licentie is persoonlijk en niet-overdraagbaar: één licentie hoort bij één persoon, en meerdere personen mogen nooit samen één licentie delen. Verlaat een Eindgebruiker de organisatie van de Abonnee, of mag die persoon de Diensten niet langer gebruiken? Dan mag de licentie naar iemand anders gaan. Dat kan alleen definitief, nooit tijdelijk, beurtelings of telkens opnieuw.

De Abonnee is zelf verantwoordelijk voor:

• het veilig bewaren van de toegangsgegevens;
• het op tijd intrekken van de toegang van administratoren en Eindgebruikers die vertrekken;
• alles wat er onder zijn account gebeurt.

Vermoedt u dat iemand zonder toestemming toegang heeft gekregen? Meld dat dan meteen via team@rectoria.ai.

De Abonnee is verantwoordelijk voor wat zijn Eindgebruikers met de Diensten doen en voor hun naleving van deze Voorwaarden, alsof het zijn eigen handelingen waren.

De Abonnee gebruikt de Diensten volgens de wet, volgens de deontologische regels van de Orde van Vlaamse Balies of de Ordre des barreaux francophones et germanophone, en volgens deze Voorwaarden.

Dit mag de Abonnee in geen geval doen, ook niet indirect via iemand anders:

• a)de Diensten gebruiken op een manier die de rechten van anderen schendt, die inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten (zoals auteursrechten of merken) of die in strijd is met de wet of andere regelgeving;
• b)de Diensten in sublicentie geven, verkopen, verhuren, doorverkopen of op een andere manier aan derden aanbieden;
• c)de Diensten reverse-engineeren, decompileren of demonteren (uit elkaar halen om te achterhalen hoe ze werken) of er afgeleide werken van maken, behalve in de mate dat de wet dit dwingend toestaat en wij het dus niet mogen verbieden;
• d)de Diensten gebruiken om een concurrerend product of een concurrerende dienst te ontwikkelen of te trainen;
• e)met geautomatiseerde of programmatische methoden (zoals scripts of scrapers) data of Output uit de Diensten halen, buiten de interfaces om die Rectoria daarvoor aanbiedt;
• f)de Diensten verstoren of de veiligheid ervan in gevaar brengen, bijvoorbeeld door beveiligingsmaatregelen te omzeilen, in te breken op accounts van anderen of de logische scheiding tussen de omgevingen van verschillende kantoren te doorbreken;
• g)de Diensten gebruiken in of vanuit een land waarvoor algemene economische, financiële of handelssancties gelden van de Verenigde Naties, de Europese Unie of België;
• h)betaalkaartgegevens (kaartnummers, CVV-codes) in de Diensten invoeren. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG (zoals gezondheidsgegevens in medische of familiale dossiers) mogen wél worden ingevoerd als dat nodig is voor de behandeling van een dossier. De Abonnee blijft dan als verwerkingsverantwoordelijke (de partij die beslist waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt) verantwoordelijk voor een geldige rechtsgrond voor die verwerking;
• i)de Diensten gebruiken om misleidende, lasterlijke, discriminerende of andere onrechtmatige Output te genereren of te verspreiden, of Output aan een cliënt of derde bezorgen zonder dat een gekwalificeerde juridische professional die eerst kritisch heeft nagekeken.

Vermoedt Rectoria op redelijke gronden een ernstige inbreuk op dit artikel? Dan kan zij de toegang van de Abonnee of van een individuele Eindgebruiker tot de Diensten opschorten (tijdelijk blokkeren). Eerst verwittigen wij schriftelijk en geven wij een redelijke termijn om de inbreuk recht te zetten. Alleen bij onmiddellijk gevaar voor de Diensten of voor derden mag Rectoria de toegang meteen opschorten; de Abonnee wordt dan op hetzelfde moment verwittigd.

De Abonnee betaalt de vergoeding die in het Orderformulier staat. Die vergoeding geldt per betaalperiode: per maand of per jaar, zoals in het Orderformulier gekozen. Alle bedragen zijn exclusief btw en andere belastingen, taksen of heffingen, van welke aard ook. Die komen volledig voor rekening van de Abonnee.

De vergoeding is telkens vooraf verschuldigd, bij de start van elke betaalperiode. Rectoria int ze via de betaalwijze die de Abonnee heeft ingesteld en bezorgt daarna een factuur per e-mail. Waar de wet een gestructureerde e-factuur vereist, versturen wij die daarnaast via het Peppol-netwerk.

De vergoeding dekt het gebruik van de Diensten tot het verbruiksvolume dat in het Orderformulier staat. Met verbruik bedoelen wij het gebruik van de functies die bij Rectoria kosten veroorzaken, in de eerste plaats de AI-functies: het juridisch onderzoek, de documentanalyse, het opstellen van teksten en vergelijkbare functies. Functies die geen kosten veroorzaken, zoals het raadplegen en beheren van uw dossiers, tellen niet mee.

Rectoria volgt het verbruik per Abonnee op. Bereikt u negentig procent (90%) van het overeengekomen volume, dan verwittigen wij u. Bereikt u het volledige volume, dan mag Rectoria de functies die verbruik veroorzaken pauzeren tot het einde van de lopende betaalperiode, of tot er extra verbruik is bijgekocht.

Zo'n pauze raakt alleen die functies. De Abonnee en zijn Eindgebruikers houden toegang tot het Platform en tot hun Inhoud: dossiers, documenten, tijdregistraties en facturen blijven raadpleegbaar, en exporteren blijft mogelijk. Een pauze volgens artikel 6.4 is geen tekortkoming van Rectoria en geldt niet als onbeschikbaarheid in de zin van artikel 14.1.

De Abonnee kan extra verbruik bijkopen tegen de tarieven uit het Orderformulier. Bepaalt het Orderformulier dat verbruik boven het volume automatisch wordt doorgerekend, dan gebeurt dat tegen diezelfde tarieven en factureren wij het na afloop van de betaalperiode.

Bent u het niet eens met een factuur? Laat dat dan schriftelijk weten binnen veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum. Doet u dat niet, dan vervalt uw recht om de factuur nog te betwisten.

Mislukt een betaling of blijft ze uit? Dan verwittigen wij u en krijgt u minstens tien (10) werkdagen om dat recht te zetten. Gebeurt dat niet, dan mag Rectoria de toegang tot de Diensten opschorten tot alles betaald is. Zulke opschorting verandert niets aan de betaalverplichting en geeft geen recht op schadevergoeding. Daarnaast bent u bij laattijdige betaling van rechtswege de wettelijke interest verschuldigd volgens de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties, plus een vaste schadevergoeding van tien procent (10%) van het openstaande bedrag met een minimum van vijftig euro (50 EUR).

Rectoria mag de tarieven en het verbruiksvolume aanpassen. Wij verwittigen u minstens dertig (30) dagen voordat de nieuwe voorwaarden ingaan, en ze gelden pas vanaf de eerstvolgende betaalperiode die daarna begint. Gaat u niet akkoord? Dan kunt u de Overeenkomst opzeggen vóór ze ingaan, volgens artikel 7.2.

De Overeenkomst begint op de startdatum die in het Orderformulier staat (de «Effectieve Datum»). Gebruikt u de Diensten al eerder, dan begint ze op die eerste gebruiksdag. De Overeenkomst geldt voor onbepaalde duur: ze loopt door in opeenvolgende betaalperiodes van een maand of een jaar, zoals in het Orderformulier gekozen, tot een van beide partijen ze beëindigt volgens dit artikel. Er is geen minimumduur.

De Abonnee kan de Overeenkomst op elk moment schriftelijk opzeggen, via het adres uit artikel 19.1. De opzegging gaat in op het einde van de lopende betaalperiode: tot dan houdt u toegang tot de Diensten, en de vergoeding voor die periode blijft verschuldigd. Wil Rectoria de Overeenkomst beëindigen, dan zeggen wij schriftelijk op met een opzegtermijn van drie (3) maanden.

Elke partij kan de Overeenkomst vroegtijdig beëindigen als:

• a)de andere partij een ernstige tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst niet herstelt binnen dertig (30) dagen na een schriftelijke ingebrekestelling (een formeel bericht dat de tekortkoming benoemt en om herstel vraagt);
• b)de andere partij failliet wordt verklaard, in vereffening gaat, een gerechtelijke reorganisatie aanvraagt of haar activiteiten stopzet;
• c)de andere partij de regels over de bescherming van persoonsgegevens of over het beroepsgeheim ernstig schendt en dat niet onmiddellijk rechtzet.

Eindigt de Overeenkomst, om welke reden ook? Dan vervallen alle licenties die Rectoria heeft verleend.

Gedurende dertig (30) dagen na de einddatum kan de Abonnee zijn Inhoud exporteren in standaard, machineleesbare formaten. Rectoria helpt daar redelijkerwijs bij.

Na die periode wist Rectoria alle gegevens van de Abonnee binnen een redelijke termijn permanent uit haar productiesystemen. Kopieën die dan nog in de gewone back-ups van onze hostingleveranciers zitten, verlopen daarna vanzelf: back-ups worden maar beperkt bewaard, en wij zetten ze niet terug. Alleen als een wet ons dwingend verplicht om iets langer te bewaren, doen wij dat. Vraagt u er schriftelijk om, dan bevestigt Rectoria de verwijdering schriftelijk.

Omdat de vergoeding vooraf wordt betaald, loopt de toegang tot het einde van de lopende betaalperiode en wordt die periode niet terugbetaald, ook niet als de Abonnee eerder opzegt. Openstaande bedragen uit eerdere periodes en voor bijgekocht of doorgerekend verbruik blijven verschuldigd. Bepalen deze Voorwaarden uitdrukkelijk iets anders, zoals de artikelen 17.2 en 18.2 over terugbetaling bij overmacht of na een wijziging, dan gelden die bepalingen.

Sommige afspraken blijven na het einde van de Overeenkomst gewoon gelden, omdat ze daarvoor bedoeld zijn. Dat geldt onder meer voor vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom, aansprakelijkheid, vrijwaring (het overnemen van claims van derden) en de afspraken over geschillen.

Artificiële intelligentie en machine learning zijn technologieën in volle evolutie. Rectoria doet haar best om de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de Output te verhogen. Maar deze technologie werkt met waarschijnlijkheden, niet met zekerheden. Daardoor kan de Output onjuist, onvolledig, verouderd of misleidend zijn.

De Abonnee en zijn Eindgebruikers blijven altijd verantwoordelijk voor de juistheid van de Output. Vóór elk extern gebruik moeten zij de Output kritisch nakijken, controleren en waar nodig aanvullen. Rectoria toont bronvermeldingen waar dat relevant is; die bronnen moet de Abonnee zelf raadplegen en controleren.

De Output is geen juridisch advies en mag niet zo worden behandeld. Rectoria is geen advocatenkantoor en verleent geen rechtsbijstand. De Abonnee blijft als advocaat de eindverantwoordelijke voor het juridisch advies, de opgestelde akten en de stukken die hij aan zijn cliënten of aan de rechtbank bezorgt.

Los van artikel 15 aanvaardt Rectoria geen aansprakelijkheid voor beslissingen, adviezen of handelingen die de Abonnee, een Eindgebruiker of een cliënt baseert op de Output. Dat ligt alleen anders bij schade die rechtstreeks en uitsluitend het gevolg is van een tekortkoming die aan Rectoria toe te rekenen valt onder de Overeenkomst.

Rectoria erkent dat de Inhoud onder het beroepsgeheim van de advocaat valt. Dat geheim wordt beschermd door artikel 458 van het Strafwetboek en door de toepasselijke deontologische normen. Vanaf 1 september 2026 neemt artikel 352 van het nieuwe Strafwetboek die strafbaarstelling in vrijwel dezelfde bewoordingen over. Rectoria heeft haar architectuur en haar interne procedures op die norm afgestemd.

De Inhoud van elke Abonnee wordt strikt logisch gescheiden bewaard: softwarematig volledig afgeschermd, in een eigen dataruimte. Het is technisch uitgesloten dat de Inhoud van een Abonnee zichtbaar is voor een andere Abonnee, ook niet per ongeluk.

Medewerkers van Rectoria hebben standaard geen toegang tot de Inhoud van de Abonnee. Moet iemand van ons toch in een individueel dossier kijken voor support of bij een incident? Dan kan dat alleen nadat de Abonnee daarvoor vooraf, schriftelijk en per geval toestemming gaf. Elke toegang komt in een onveranderlijke audit-log: een logboek waarin achteraf niets gewist of aangepast kan worden.

Elke partij die Vertrouwelijke Informatie ontvangt (de «Ontvangende Partij») van de andere partij (de «Bekendmakende Partij») behandelt die informatie vertrouwelijk. Dat betekent: ze deelt de informatie niet met derden en gebruikt ze alleen om de Overeenkomst uit te voeren. Delen mag enkel met medewerkers, onderaannemers of adviseurs die de informatie nodig hebben voor de Overeenkomst en die gebonden zijn aan een even strenge geheimhoudingsplicht.

«Vertrouwelijke Informatie» omvat de Inhoud, de Diensten, de inhoud van de Overeenkomst en alle bedrijfs-, technische of commerciële informatie die als vertrouwelijk is aangeduid of die duidelijk vertrouwelijk van aard is. In drie gevallen geldt de geheimhoudingsplicht niet:

• a)de informatie is publiek geworden buiten de schuld van de Ontvangende Partij. Maakte die partij de informatie zelf bekend, dan blijft de geheimhoudingsplicht gewoon gelden;
• b)de Ontvangende Partij had de informatie al rechtmatig in haar bezit voordat de andere partij ze meedeelde;
• c)de Ontvangende Partij heeft de informatie zelf ontwikkeld, zonder gebruik te maken van wat zij van de andere partij ontving.

Deze geheimhoudingsplicht blijft ook na het einde van de Overeenkomst gelden, minstens vijf (5) jaar lang. Voor de Inhoud geldt ze onbeperkt in de tijd, zolang die onder het beroepsgeheim valt.

Rectoria neemt redelijke en passende technische en organisatorische maatregelen om de Inhoud en de persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Daaronder vallen:

• a)versleuteling van gegevens onderweg via TLS 1.3 (minstens TLS 1.2) en van opgeslagen gegevens via AES-256;
• b)opslag van de Inhoud uitsluitend in datacentra binnen de Europese Unie, zonder kopieën naar landen buiten de EU voor back-up of disaster recovery (herstel na een ernstige storing);
• c)toegangsbeheer volgens het least-privilege-principe (iedereen krijgt alleen de toegang die strikt nodig is), via een gespecialiseerde authenticatieleverancier;
• d)append-only audit-logs van belangrijke handelingen in het Platform, zoals aanmeldingen, het inzien en downloaden van documenten, wijzigingen aan dossiers, cliënten en tijdregels, en exports. Append-only betekent: er kan alleen iets bijkomen, nooit iets gewist of aangepast worden;
• e)periodieke veiligheidstests en kwetsbaarheidsscans.

Rectoria richt haar informatiebeveiliging in naar het voorbeeld van de ISO 27001-norm. Formele certificeringen (zoals ISO 27001 of SOC 2 Type II) hebben wij op dit moment nog niet behaald. Behalen wij er een, dan laten wij dat aan de Abonnee weten.

De pagina /beveiliging en andere informatieve documenten van Rectoria (zoals beveiligingsrapporten en presentaties) beschrijven onze beveiligingsaanpak ter illustratie. Ze maken geen deel uit van de Overeenkomst en scheppen geen extra contractuele verplichtingen. Alleen deze Voorwaarden, de Verwerkers­overeenkomst en het Orderformulier zijn juridisch bindend tussen partijen.

Bij het leveren van de Diensten verwerkt Rectoria persoonsgegevens in twee rollen: (i) als verwerker namens de Abonnee voor de Inhoud (wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de Abonnee), en (ii) als verwerkingsverantwoordelijke (wij bepalen zelf doel en middelen) voor de gegevens over het account, het gebruik van het Platform en de communicatie met Rectoria.

De verwerking van de Inhoud wordt geregeld door de Verwerkers­overeenkomst. Die maakt volledig deel uit van de Overeenkomst en aanvaardt u samen met deze Voorwaarden. Wilt u daarnaast een apart ondertekend exemplaar? Mail dan naar team@rectoria.ai en dan ondertekenen partijen er samen een.

De actuele lijst van sub-verwerkers (leveranciers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken) staat in artikel 5 van de Verwerkersovereenkomst. Voegen wij een sub-verwerker toe of vervangen wij er een, dan verwittigen wij u vooraf uit onszelf. Heeft u redelijke en onderbouwde bezwaren tegen een nieuwe sub-verwerker, die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens? Dan nemen wij die serieus en bekijken wij samen met u wat mogelijk is. De uiteindelijke keuze van sub-verwerkers ligt bij Rectoria: wij selecteren hen op beveiliging, betrouwbaarheid, kwaliteit en de goede werking van het Platform.

Rectoria werkt alleen met externe AI-leveranciers die zich er contractueel toe verbinden om de Inhoud niet te gebruiken voor het trainen of fine-tunen van modellen en niet te hergebruiken voor andere klanten. De AI-verwerking van dossierinhoud verloopt via AWS Bedrock, binnen de Europese Economische Ruimte en landen met een adequaatheidsbesluit (landen waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat ze persoonsgegevens even goed beschermen). De Inhoud wordt daarbij standaard niet opgeslagen (zero data retention: onze AI-leverancier bewaart uw vragen en documenten niet), en de aanbieder van het onderliggende model heeft er geen toegang toe.

Hoe wij omgaan met persoonsgegevens van bezoekers, demo-aanvragers en contactpersonen, leest u in het Privacybeleid van Rectoria.

Rectoria en haar licentiegevers blijven eigenaar van het Platform: de software, de AI-modellen, de sjablonen, de documentatie en de intellectuele eigendomsrechten daarop. Met licentiegevers bedoelen wij de partijen van wie wij zelf onderdelen in licentie gebruiken, zoals de makers van opensourcesoftware en de aanbieders van de AI-modellen. De Overeenkomst draagt geen van die rechten aan u over: uw abonnement geeft u een gebruiksrecht, en u krijgt alleen de gebruiksrechten die wij uitdrukkelijk verlenen.

U blijft eigenaar van de Inhoud, en dus ook van de Output die Rectoria daaruit maakt. Zou er toch ergens een recht daarop bij ons terechtkomen, dan geven wij dat meteen en definitief aan u door, zonder dat u daarvoor iets moet betalen.

Om de Diensten te kunnen leveren, heeft Rectoria een gebruiksrecht op de Inhoud nodig. U verleent ons dat recht voor de duur van de Overeenkomst, en uitsluitend voor zover dat strikt nodig is om de Diensten te leveren, te beveiligen en te ondersteunen. Wij mogen het recht niet aan derden overdragen, u blijft intussen zelf over uw Inhoud beschikken, en u kan het recht intrekken.

Rectoria en haar onderaannemers gebruiken de Inhoud niet om AI-modellen te trainen of bij te sturen. Dat kan alleen anders als u daar uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming voor geeft, voor een welbepaald doel, en nadat wij u hebben uitgelegd waarover het precies gaat.

Rectoria mag wel gebruiks- en prestatiegegevens gebruiken voor de werking, de bewaking, de beveiliging en de verbetering van de Diensten: bijvoorbeeld responstijden, foutpercentages en hoe vaak een functie wordt gebruikt. Uit die gegevens valt geen Inhoud af te leiden. Bevatten zij persoonsgegevens van Eindgebruikers, dan verwerkt Rectoria die als verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in het Privacybeleid.

Bezorgt u of een van uw Eindgebruikers ons feedback, suggesties of ideeën? Dan mag Rectoria die vrij en zonder vergoeding gebruiken om de Diensten te verbeteren. U verwerft daardoor geen enkel recht op de Diensten.

Rectoria streeft ernaar de Diensten vierentwintig (24) uur per dag en zeven (7) dagen per week beschikbaar te houden. Er zijn twee uitzonderingen: gepland onderhoud, dat wij vooraf aankondigen, en overmacht zoals omschreven in artikel 17.

Rectoria garandeert dat de Diensten in essentie werken zoals wij ze beschrijven: in de uitleg en de functiebeschrijvingen die u in het Platform zelf terugvindt, en in de antwoorden van de ingebouwde hulp- en supportfunctie. Daarnaast leveren wij de Diensten professioneel, volgens de algemeen aanvaarde standaarden in de sector.

Buiten de uitdrukkelijke garanties uit dit artikel leveren wij de Diensten «as is»: zoals ze zijn. Voor zover de wet dat toelaat, sluit Rectoria alle andere garanties uit. Dat geldt ook voor impliciete garanties (beloftes die niet zijn uitgesproken maar normaal worden meegelezen), zoals verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel of het niet schenden van rechten van derden. Concreet garandeert Rectoria dus niet dat de Diensten ononderbroken, foutloos of volledig veilig zullen zijn.

Rectoria mag de Diensten op elk moment naar eigen inzicht verbeteren, aanvullen of wijzigen, en functies verwijderen. De voorwaarde is dat zulke wijzigingen de centrale functionaliteit van de Diensten tijdens de lopende termijn niet verslechteren.

De website van Rectoria, de productbeelden, de video’s, de demonstraties en de presentaties beschrijven de Diensten ter illustratie. Cijfers over tijdwinst, productiviteit of kwaliteit zijn schattingen, of zij verwijzen naar extern onderzoek naar vergelijkbare hulpmiddelen. Zij zijn geen toezegging over het resultaat dat de Abonnee zal behalen. Productbeelden en video’s bevatten fictieve dossiergegevens en kunnen afwijken van de actuele versie van het Platform. Die materialen maken geen deel uit van de Overeenkomst en scheppen geen extra contractuele verplichtingen. Wat Rectoria wel garandeert, staat in artikel 14.2.

Geen van de partijen is aansprakelijk voor: indirecte schade, gevolgschade, misgelopen winst, gemiste kansen, reputatieschade, verlies van data buiten haar verantwoordelijkheid, of kosten voor vervangende diensten. Dat geldt ook als de andere partij vooraf op de mogelijkheid van die schade was gewezen.

Los van artikel 15.1 geldt een plafond. De totale aansprakelijkheid van elke partij onder de Overeenkomst, alle claims samengeteld, is beperkt tot het laagste van deze twee bedragen: (a) het bedrag dat de Abonnee in de zes (6) maanden vóór de schadeverwekkende gebeurtenis daadwerkelijk aan Rectoria heeft betaald, of (b) negentigduizend euro (90 000 EUR). Heeft de Abonnee in die periode niets betaald, dan ligt het plafond op vijfhonderd euro (500 EUR). Dit plafond geldt uitdrukkelijk ook voor schade veroorzaakt door een zware fout, maar nooit voor opzet of bedrog. Het geldt evenmin in deze gevallen:

• (i)opzet;
• (ii)bedrog;
• (iii)schade door lichamelijk letsel of overlijden;
• (iv)een inbreuk op artikel 10 (Beroepsgeheim en vertrouwelijkheid) of op de Verwerkers­overeenkomst; daarvoor geldt het aparte plafond van artikel 15.3;
• (v)aansprakelijkheid die volgens het toepasselijke recht niet beperkt kan worden.

Voor inbreuken op artikel 10 of op de Verwerkers­overeenkomst ligt het plafond hoger. De totale aansprakelijkheid van elke partij is dan beperkt tot het laagste van deze twee bedragen: (a) tweemaal het bedrag dat de Abonnee in de zes (6) maanden vóór de schadeverwekkende gebeurtenis daadwerkelijk aan Rectoria heeft betaald, of (b) negentigduizend euro (90 000 EUR). Heeft de Abonnee in die periode niets betaald, dan is het plafond duizend euro (1 000 EUR).

Raakt één en dezelfde gebeurtenis meerdere Abonnees tegelijk, bijvoorbeeld een storing of een datalek in de gedeelde infrastructuur van de Diensten, dan geldt er één gezamenlijk plafond: de totale aansprakelijkheid van Rectoria voor alle claims van alle getroffen Abonnees samen bedraagt nooit meer dan negentigduizend euro (90 000 EUR). Rectoria verdeelt dat bedrag onder hen naar verhouding van ieders schade, en dus niet op volgorde van melding. Zodra Rectoria weet dat meerdere Abonnees getroffen zijn, meldt zij dat schriftelijk aan elke Abonnee die een claim indient. Voor elke Abonnee geldt altijd het laagste bedrag dat uit artikel 15.2, artikel 15.3 of dit artikel volgt, ook bij een inbreuk op artikel 10 of op de Verwerkers­overeenkomst. Dit gezamenlijke plafond geldt niet in deze gevallen:

• (i)opzet;
• (ii)bedrog;
• (iii)schade door lichamelijk letsel of overlijden;
• (iv)aansprakelijkheid die volgens het toepasselijke recht niet beperkt kan worden.

Een schadeclaim moet de eisende partij melden binnen twaalf (12) maanden nadat zij het schadeverwekkende feit kende of redelijkerwijs had moeten kennen, en in elk geval binnen twaalf (12) maanden na het einde van de Overeenkomst. Wie later meldt, verliest de claim.

Beweert een derde dat het gebruik van de Diensten door de Abonnee, in lijn met de Overeenkomst, inbreuk maakt op zijn intellectuele eigendomsrechten? Dan vrijwaart Rectoria de Abonnee: wij nemen die claim voor onze rekening, met de verdediging en de kosten die daaruit volgen. Daar staan drie voorwaarden tegenover: de Abonnee (i) verwittigt Rectoria meteen schriftelijk over de claim, (ii) laat de verdediging en een eventuele schikking (een akkoord om de zaak zonder rechter af te sluiten) volledig aan Rectoria over, en (iii) werkt redelijk mee. Deze vrijwaring valt binnen het aansprakelijkheidsplafond van artikel 15.2 en telt mee in het totaal daarvan.

Omgekeerd vrijwaart de Abonnee Rectoria, en neemt hij dus de claim en de kosten ervan voor zijn rekening, bij elke aanspraak van derden die volgt uit (i) Inhoud die de Abonnee of een Eindgebruiker in de Diensten heeft ingebracht in strijd met de Overeenkomst of met de wet, of (ii) Output waarvan de Abonnee wist of redelijkerwijs had moeten weten dat die in strijd was met de Overeenkomst of met de wet. Ook deze vrijwaring valt binnen het aansprakelijkheidsplafond van artikel 15.2 en telt mee in het totaal daarvan.

Overmacht is een gebeurtenis buiten de redelijke controle van een partij die de uitvoering van haar verplichtingen ernstig verhindert. Geen van de partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming die daar rechtstreeks uit volgt. Dit geldt niet voor betaalverplichtingen: betalen moet ook bij overmacht. Onder overmacht valt onder meer:

• natuurrampen;
• oorlog, terrorisme en burgerlijke onrust;
• pandemieën;
• stakingen;
• overheidsmaatregelen;
• onderbrekingen van telecommunicatie of stroomvoorziening;
• grootschalige verstoringen bij internetproviders.

Duurt de overmacht langer dan dertig (30) opeenvolgende dagen en ligt de dienstverlening daardoor grotendeels stil? Dan mag elke partij de Overeenkomst meteen beëindigen, zonder dat een van beiden daarvoor schadevergoeding moet betalen. Wij betalen dan het deel van de vooruitbetaalde abonnementsvergoeding terug dat overeenstemt met de resterende dagen van de lopende betaalperiode.

Rectoria kan deze Voorwaarden af en toe aanpassen, bijvoorbeeld omdat de Diensten, de wetgeving of de gangbare praktijk in de markt veranderen. De nieuwe versie publiceren wij op /voorwaarden en de Abonnee krijgt daarvan schriftelijk bericht via het contactadres uit het Orderformulier.

Vindt u redelijkerwijs dat een wijziging uw rechten of verplichtingen ernstig schaadt? Laat ons dat dan weten binnen vijftien (15) dagen na onze kennisgeving. Vinden partijen binnen vijftien (15) dagen na uw melding samen geen oplossing, dan kunt u de Overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van vijf (5) dagen, dus sneller dan de gewone regel uit artikel 7.2. Wij betalen u dan het deel van de vooruitbetaalde abonnementsvergoeding terug dat overeenstemt met de resterende dagen van de lopende betaalperiode.

Rectoria kan nooit eenzijdig wijzigingen doorvoeren die haar verplichtingen rond vertrouwelijkheid, Inhoud of beveiliging afzwakken. Daarvoor is altijd de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Abonnee nodig.

Kennisgevingen. Officiële berichten onder de Overeenkomst sturen partijen elkaar schriftelijk, via e-mail naar de contactadressen uit het Orderformulier, behalve als ergens anders iets anders staat. Berichten aan Rectoria over de beëindiging van de Overeenkomst stuurt u naar team@rectoria.ai.

Geen afstand. Oefent een partij een recht uit de Overeenkomst niet of pas laat uit? Dan geeft ze dat recht daarmee niet op.

Deelbaarheid. Blijkt een bepaling van deze Voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet-afdwingbaar? Dan blijven alle andere bepalingen gewoon gelden. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige die de oorspronkelijke economische bedoeling van partijen zo dicht mogelijk benadert.

Overdracht. De Abonnee mag de Overeenkomst niet aan een ander overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Rectoria. Dat ligt alleen anders bij een fusie, overname of reorganisatie van zijn praktijk. Rectoria mag de Overeenkomst overdragen aan een verbonden onderneming, of bij een fusie, overname of verkoop van haar activa.

Onderaanneming. Rectoria mag onderaannemers inschakelen voor de uitvoering van de Diensten, zolang zij artikel 10 en de Verwerkers­overeenkomst naleeft. Voor de handelingen van die onderaannemers blijft Rectoria tegenover de Abonnee zelf aansprakelijk.

Marketing-referentie. Vanaf de start van de Overeenkomst mag Rectoria het logo en de bedrijfsnaam van de Abonnee gebruiken in commerciële communicatie, voor onbeperkte duur, met alleen de feitelijke vermelding dat het kantoor klant is of was van Rectoria. Eén schriftelijk verzoek van de Abonnee volstaat en Rectoria stopt dat gebruik onmiddellijk.

Geen samenwerkingsverband. De Overeenkomst maakt van de partijen geen vennootschap, geen joint venture, en geen partners die samen een onderneming voeren: wij delen geen winst of verlies en treden niet gezamenlijk naar buiten. Geen van beiden mag namens de ander optreden of in naam van de ander verplichtingen aangaan, tenzij dat vooraf schriftelijk is afgesproken.

Volledige overeenkomst. De Overeenkomst bevat alle afspraken tussen partijen over dit onderwerp, en niets anders. Ze vervangt alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken hierover. Spreekt een door beide partijen ondertekend Orderformulier deze Voorwaarden tegen, dan gaat het Orderformulier voor, maar alleen voor de punten die het uitdrukkelijk regelt.

Op de Overeenkomst en op alle geschillen die daaruit volgen of ermee samenhangen (over de uitvoering, de geldigheid of de interpretatie) is uitsluitend het Belgische recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet. Ook verwijzingsregels die naar het recht van een ander land zouden leiden, passen partijen niet toe.

Voor elk geschil tussen partijen zijn de Belgische rechtbanken bevoegd, volgens de bevoegdheidsregels van het Gerechtelijk Wetboek. Los daarvan behoudt Rectoria het recht om de Abonnee te dagvaarden voor de rechtbank van de plaats waar de Abonnee zijn maatschappelijke zetel heeft.

Vóór een van de partijen naar de rechtbank stapt, proberen wij en u het geschil eerst in onderling overleg op te lossen, en doen wij daar allebei een echte inspanning voor. Dat hoeft niet wanneer er dringend bewarende of voorlopige maatregelen nodig zijn: snelle beslissingen van de rechter om rechten veilig te stellen in afwachting van een uitspraak.

Heeft u vragen over deze Voorwaarden of over de uitvoering van de Overeenkomst? Mail ons via team@rectoria.ai.